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各市交通運輸局（委）、義烏市交通運輸局，省公路局、省港航局：
聲像檔案是檔案的重要組成部分，是機關(guān)、社會組織以及個人在社會實踐活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、錄音、錄像等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。具有直觀、形象、生動、真實的特點，有很高的社會價值和歷史價值。建立工程建設(shè)聲像檔案對于豐富檔案資源、服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展具有十分重要的意義。為進一步加強工程建設(shè)項目聲像資源的收集、保管和使用，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：
一、進一步加強聲像檔案的采集工作。一是積極關(guān)注與項目有關(guān)的重要會議、重大事件（含重大事故、災(zāi)害和重大異常情況）、重要活動（如領(lǐng)導(dǎo)的視察與指示，項目開工、竣工，重大科技成果，重要課題研究成果，重要國際交流與合作以及重要的專家、專項活動等），有計劃、有目標(biāo)、有重點地開展現(xiàn)場照片、視頻等采集工作，并要通過各種渠道和手段，盡可能地把散存在各部門及個人手中的照片和視頻收集起來，努力做到應(yīng)歸盡歸。二是運用翻拍、掃描、復(fù)制等方式進行照片檔案采集。采集的紙質(zhì)照片要盡可能保證照片、底片齊全；沒有底片的照片，要翻拍或者掃描出數(shù)碼影像，以方便今后利用。
二、進一步加強聲像檔案的歸檔工作。一是結(jié)合項目建設(shè)特點，建立覆蓋本項目建設(shè)過程各個階段的照片和視頻等聲像檔案收集歸檔制度，定期進行督促檢查，使聲像檔案歸檔工作制度化、規(guī)范化、經(jīng)常化。二是把聲像檔案歸檔工作納入項目工程檔案的考核內(nèi)容，及時向檔案室移交相關(guān)照片、視頻等資料，使聲像檔案的歸檔工作規(guī)范有序。
三、進一步做好聲像檔案的整理工作。錄音、錄像、視頻檔案整理可參照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T 15-1995）、《電影藝術(shù)檔案著錄規(guī)則》（DA/T 51-2014）、數(shù)字檔案室指南中錄音和錄像檔案的著錄要求等相關(guān)規(guī)定進行。照片檔案整理按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）的相關(guān)規(guī)定進行。做到照片、音頻、視頻、反映的人和事真實、可靠，文字說明具體、詳實、精準(zhǔn)，信息全面完整，并及時備份。
四、進一步落實聲像檔案的建檔責(zé)任。各項目建設(shè)單位（法人）是項目建檔工作的責(zé)任主體，應(yīng)本著對工程負(fù)責(zé)、對檔案負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的原則，創(chuàng)新手段，主動建檔，規(guī)范管理，努力開創(chuàng)工程建檔工作新局面；主管部門要切實加強監(jiān)督指導(dǎo)，將聲像檔案與紙質(zhì)檔案同步檢查、同步考核、同步驗收，并會同項目法人在檔案深度利用上走出新路子。
五、探索工程建設(shè)聲像檔案的規(guī)范建設(shè)。工程建設(shè)的聲像檔案建設(shè)工作涉及面廣、工作量大，目前尚無具體明確的可操作規(guī)范。請各地各單位本著先易后難、循序漸進、逐步積累的原則，探索積累重點建設(shè)項目聲像檔案的制作經(jīng)驗，從實際工作中逐步探索提煉形成工程建設(shè)聲像檔案建設(shè)指導(dǎo)規(guī)范，省廳將適時組織交流研討。
2016年7月8日 |
